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Fiche pratique rédigée par Maître Réouven LELLOUCHE
Maître LELLOUCHE

Le registre unique du personnel en pratique

Travail / Par Maître LELLOUCHE, Avocat, Publié le 10/01/2026 à 20h35
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Le registre unique du personnel est un document dans lequel sont recensés l'ensemble des effectifs de l'entreprise. Il permet d'assurer la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise.

Le registre unique du personnel est obligatoire pour l'ensemble des employeurs français, à l'exception des particuliers employeurs.

Si les entreprises comptent plusieurs établissements, il faut que chaque établissement tienne son propre registre.

Le registre du personnel peut être réalisé en format papier ou en format informatique. Dans tous les cas, il faut veiller à ce que les informations indiquées ne puissent être modifiées que par les personnes habilitées à tenir le registre (le support informatique doit offrir les mêmes garanties que le support papier).

Dans la pratique, il peut être opportun de réaliser le registre sur un support informatique (type tableur Excel) conservant l'intégralité de l'historique des modifications du fichier. Dans ce cas, l'employeur doit consulter les représentants du personnel et fournir à l'inspection du travail la copie de l'avis rendu.

En cas de support papier, les informations indiquées sur le registre doivent être inscrites de façon indélébile et infalsifiable. Il s'agit d'une exigence légale (le but est de vérifier qu'aucune mention n'a été effacée). Il doit également être constitué de pages reliées et numérotées qui ne peuvent pas être arrachées.

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Relation employeur-salarié de droit privé (contrat de travail, exécution et rupture), salaires, sanctions, prud'hommes, discrimination, harcèlement.

Votre demande concerne une relation employeur-salarié et ses conséquences : contrat de travail (CDI, CDD, intérim, stage), exécution du contrat (salaires/primes, heures supplémentaires, congés payés, clauses de mobilité ou de non-concurrence) ou modification des conditions de travail.

Elle peut aussi porter sur la rupture (licenciement pour faute/économique/motif personnel, démission, rupture conventionnelle), des sanctions disciplinaires, la discrimination, le harcèlement moral ou sexuel, le règlement intérieur, les représentants du personnel/syndicats, l'intéressement/participation/épargne salariale, l'accident du travail, et éventuellement le pénal du travail (santé-sécurité, travail dissimulé, entrave, prêt illicite de main-d'oeuvre, etc.).

Séjour/nationalité : titre de séjour, visa, asile, OQTF, régularisation, renouvellement, naturalisation, autorisation de travail, rétention, expulsion.

Votre demande relève du droit des étrangers (séjour ou nationalité) : naturalisation, titre de séjour/carte de résident, visa, changement de statut, autorisation de travail, asile, regroupement familial.

Elle peut aussi concerner une mesure d'éloignement/contrôle (OQTF, reconduite à la frontière, interdiction de retour, interdiction du territoire, expulsion, zone d'attente, rétention) et les démarches/recours associés.

Pénal : victime, suspect(e)/mis(e) en cause ou condamné(e) (plainte, audition, garde à vue, convocation, jugement, appel), avec enquête, tribunal, recours et éventuelle constitution de partie civile.

Vous êtes victime, suspect(e)/mis(e) en cause ou condamné(e) dans une affaire pénale : plainte, convocation, audition, garde à vue, enquête ou instruction.

La procédure peut passer par une alternative (médiation, composition pénale), une CRPC ou une comparution immédiate, puis un jugement devant le tribunal de police, le tribunal correctionnel ou la cour d'assises, avec constitution de partie civile possible et recours (appel, cassation). Le sujet peut aussi inclure les infractions routières/permis et l'exécution/aménagement de peine.

Litige avec une administration ou un établissement public et je conteste une décision (refus, retrait, sanction, autorisation, silence de l'administration).

Votre situation oppose une administration ou un établissement public et vous souhaitez contester une décision (refus, retrait, sanction, autorisation) ou l'absence de réponse de l'administration.

Le dossier relève d'un recours administratif et, le cas échéant, du tribunal administratif, notamment en marchés publics, responsabilité de l'administration, élections et collectivités, fonction publique, urbanisme, droit des étrangers.

Sécurité sociale / CPAM / CAF / MSA / URSSAF : litige sur des droits/prestations (AT-MP, refus, trop-perçu, taux), des cotisations ou un contrôle, recours.

Vous contestez une décision d'un organisme social ou un dossier de protection sociale (CPAM/CAF/MSA, URSSAF).

Le sujet peut concerner l'accident du travail/maladie professionnelle (AT/MP), la faute inexcusable de l'employeur, l'invalidité/handicap, les congés parentaux, la retraite, le chômage, les prestations, ou les cotisations et les contrôles sociaux.

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Particulier employeur

Choisissez cette réponse si l'employeur est une personne physique employant directement un salarié. Exemple : emploi à domicile, garde d'enfant, assistance de vie.

Administration publique

Attention : si vous avez le statut de fonctionnaire, merci d'utiliser le formulaire "droit administratif".

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Licenciement économique

Cela signifie que l'employeur justifie la rupture par la situation de l'entreprise ou une réorganisation. Exemple : votre poste est supprimé parce que l'activité baisse.

Licenciement pour motif personnel

Cela signifie que la rupture est liée à votre situation ou à votre comportement, sans être forcément présentée comme une faute disciplinaire. Exemple : l'employeur estime que vous n'êtes plus adapté au poste.

Licenciement pour faute

Cela signifie que l'employeur vous reproche un comportement ou un manquement qu'il estime suffisamment grave pour rompre le contrat. Exemple : absences non justifiées ou non-respect d'instructions importantes.

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Faute simple

Il s'agit d'un reproche sérieux, mais pas au point de rendre impossible votre maintien immédiat dans l'entreprise. Exemple : un manquement répété aux consignes.

Faute grave

Il s'agit d'un reproche que l'employeur considère comme très sérieux, au point de ne pas pouvoir vous garder dans l'entreprise pendant le préavis. Exemple : refus répété d'exécuter le travail ou incident grave.

Faute lourde

Il s'agit d'un reproche encore plus grave, avec l'idée que le salarié aurait voulu nuire à l'employeur. Exemple : destruction volontaire de matériel pour faire du tort à l'entreprise.

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I. Les mentions du registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit indiquer, pour l'ensemble des salariés embauchés par l'entreprise, les éléments suivants, dans l'ordre d'arrivée d'embauche :

- le nom et le prénom ;

- la nationalité ;

- la date de naissance ;

- les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;

- lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;

- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;

- pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention contrat à durée déterminée ;

- pour les salariés temporaires, la mention salarié temporaire ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.

Ce registre doit être actualisé à chaque entrée et sortie de personnel, puisqu'il doit rendre compte de la réalité des emplois et des effectifs de l'entreprise à tout instant. L'actualisation doit également porter sur la mutation d'un salarié vers un autre établissement de l'entreprise, sur le changement de la nature du contrat du salarié ou encore des conditions propres au salarié.

II. Le régime du registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail, de l'Urssaf et des membres du comité social et économique.

En raison du règlement européen général sur la protection des données personnelles, les salariés peuvent avoir accès au registre unique du personnel pour les informations qui les concernent uniquement, s'ils le demandent.

Les mentions portées sur le registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'entreprise.

Le registre unique de tout établissement doit pouvoir être présenté sur demande des agents de contrôle de l'inspection du travail ou de l'Urssaf.

En cas d'absence de registre, de mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l'employeur aura à s'acquitter de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.

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On a changé récemment d’établissement, et le personnel de l’entreprise est sur deux sites différents donc deux établissements distincts , doit on faire deux registres...
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